Debido a la pandemia, muchas escuelas físicas han cambiado a la instrucción remota. Sin embargo, por diversas razones, el aprendizaje remoto puede no ser una opción adecuada para todas las familias. Para abordar las necesidades y circunstancias particulares de cada familia, como los problemas de salud, algunos han recurrido a los grupos de educación en el hogar, pod (pequeños grupos de niños que comparten un espacio de aprendizaje dirigido por un instructor del grupo) o han contratado niñeras para cuidar a los niños más pequeños. Los padres que contratan instructores de pod, niñeras y trabajadores domésticos similares pueden no estar familiarizados con los requisitos de declaración de impuestos y retención. Como resultado, pueden encontrarse con obligaciones fiscales o sanciones inesperadas. Es importante comprender las consecuencias fiscales de contratar a un trabajador doméstico, incluso si se trata a un trabajador como un “empleado” o un “contratista independiente”; para los informes tanto federales como estatales.

¿Empleado o contratista independiente?

A efectos tributarios, los padres deben determinar si un instructor de pod o niñera es un empleado o un contratista independiente. Los padres deben considerar el grado de control que ejercen sobre el instructor o la niñera del grupo. Para ayudar a tomar esta determinación, el IRS emitió Rev. Rul. 87-41, que enumera 20 factores que los contribuyentes deben considerar. Para simplificar el análisis, el IRS ha agrupado estos factores en tres categorías (consulte la Publicación 15-A del IRS, Guía de impuestos complementarios del empleador):

• control de comportamiento;
• control financiero; y
• la relación entre los afectados.

En resumen, un trabajador se considera empleado si el padre se reserva el derecho de controlar qué trabajo se hace y cómo se hace. Por ejemplo, un empleado puede recibir instrucciones para trabajar en un horario determinado y recibir instrucciones específicas sobre cómo realizar su trabajo. Por el contrario, un contratista independiente conserva un control sustancial sobre la manera y los medios a través de los cuales se entrega un servicio o producto.

Al aplicar los factores del IRS a una niñera o un instructor de pod en función de los hechos específicos, la mayoría de las veces una niñera es un empleado, mientras que un instructor de pod es más probable que sea un contratista independiente. Esto se debe a que los padres generalmente establecen restricciones o instrucciones específicas dentro de las cuales opera la niñera, como la programación, las actividades diarias y los métodos disciplinarios. Mientras tanto, los instructores de pod generalmente mantienen el control de instrucción sobre el entorno de aprendizaje en términos de lo que se enseña y cómo. Sin embargo, los resultados pueden variar según las circunstancias. Por ejemplo, los padres no pueden confiar en esta regla empírica si sus niñeras tienen más autonomía o si los instructores de pod están micro gestionados. (Y vale la pena señalar que un tutor contratado para brindar instrucción complementaria en una materia como álgebra o química generalmente se trataría como un contratista independiente).

Los padres deben examinar quién establece el horario, quién proporciona los materiales educativos y de cuidado infantil, y cómo manejan específicamente los detalles del trabajo de su niñera o instructor de pod. Cuanto más control ejerce un padre sobre el arreglo, más probable es que el trabajador sea un empleado. Después de considerar y aplicar todos los factores a la situación, los padres deberán decidir si la niñera o el instructor de la cápsula deben clasificarse como empleada o contratista independiente. La situación de cada padre puede ser diferente. Tenga en cuenta que si un instructor de pod o niñera proporciona sus servicios a través de una empresa, la empresa generalmente se considera el empleador, no los padres.

Al igual que los padres, los instructores de grupos tienen interés en cómo se clasifican, ya que su clasificación generará diferentes consecuencias fiscales para ellos. Las autoridades fiscales estatales pueden tener reglas específicas que también deben tenerse en cuenta. Los padres y los instructores de pod que deseen más certeza pueden buscar ayuda del IRS para determinar la clasificación de los trabajadores completando y enviando el Formulario SS-8, Determinación de la condición de trabajador para fines de impuestos federales sobre el empleo y retención de impuestos sobre la renta. Como informó anteriormente el Defensor del Contribuyente Nacional, este proceso puede ser bastante largo y oneroso. Sin embargo, recibir una decisión oficial, aunque demorada, puede ser útil para resolver disputas entre padres e instructores de pod.

Consecuencias tributarias para los padres, la niñera o el instructor del pod?

Es fundamental que los contribuyentes consideren cuidadosamente sus hechos y circunstancias particulares. No existe una respuesta única para todos.

• Si los padres consideran que la niñera o el instructor de la cabina es un contratista independiente, deben mantener registros y recibos cuidadosos de todas las cantidades pagadas. Los contratistas independientes son responsables de pagar todos los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia y de presentar debidamente sus declaraciones. Los padres pueden referir a los contratistas independientes al Centro de Impuestos para Trabajadores Independientes del IRS para obtener más información sobre cómo hacer esto.
• Sin embargo, si los padres consideran que la niñera o el instructor del pod es un empleado, deberán considerar cómo presentar los formularios necesarios ante el IRS y retener y pagar los impuestos requeridos.
  • Aquí hay algunas cosas clave que debe hacer de inmediato:
    • Primero, los padres deben solicitar un Número de identificación de empleador (EIN), que debe incluirse en todas las presentaciones futuras ante el IRS.
    • En segundo lugar, los padres deberán determinar si cumplen con el requisito de umbral para pagar los impuestos sobre la nómina.
      • Para 2020, si se paga al menos $ 2,200 en salario en efectivo a un empleado doméstico, deberá pagar los impuestos del Seguro Social y Medicare.
      • Para cualquier trimestre calendario en 2019 o 2020, si se paga al menos $ 1,000 en salarios en efectivo a un empleado doméstico, deberá pagar impuestos federales por desempleo.
    • Los padres también deben consultar con su estado sobre los requisitos y procedimientos para pagar el impuesto estatal por desempleo.
    • A continuación, los padres deberán discutir si ellos, como empleador, retendrán y pagarán los impuestos, o si el empleado pagará los impuestos. Si los padres se retendrán, el empleado deberá presentar un formulario W-4, Certificado de retención de empleados, al empleador.
      • En general, los impuestos sobre la nómina se calculan como el 15,3 por ciento del salario, con el 7,65 por ciento pagado por el empleador y el 7,65 por ciento retenido por el empleador del salario del empleado.
      • Los impuestos federales sobre la renta retenidos se pueden calcular utilizando un Formulario W-4 completo.
    • Como acotación al margen, los padres también deben verificar la ley estatal para determinar si están obligados a obtener un seguro de compensación laboral a través de un proveedor de seguro privado en caso de que un empleado se lesione mientras trabaja.
  • Una vez que finalice el año tributario:
    • Los padres deberán presentar un Formulario W-2, Declaración de salarios e impuestos, ante el IRS y un Formulario W-3, Transmisión de declaraciones de salarios e impuestos, ante la Administración del Seguro Social, y entregar el Formulario W-2 para el empleado antes del 31 de enero.
    • Durante la temporada de declaración de impuestos, los padres deberán completar y presentar un Anexo H, Impuestos sobre el empleo del hogar, con sus propias declaraciones, que se utilizarán para calcular los impuestos sobre el empleo del hogar que se deben pagado antes del 15 de abril.
  • Para obtener instrucciones más detalladas, los padres pueden consultar el Manual de Rentas Internas (IRM) 4.23.10.10.5, Impuestos sobre el empleo del hogar y la Publicación 926 del IRS, Guía de impuestos para empleadores del hogar.

Mientras todos navegamos por las nuevas circunstancias provocadas por la pandemia de COVID-19, es posible que los impuestos no sean la primera preocupación de los padres. Sin embargo, los padres deben ser conscientes de las consecuencias tributarias federales (y estatales) de sus entornos de cuidado infantil o aprendizaje remoto y deben consultar con un asesor fiscal si es necesario. Las familias deben mantener registros y recibos cuidadosos y considerar el uso de una Cuenta de Gastos Flexibles (FSA) para el cuidado de dependientes del empleador o la elegibilidad para el Crédito Tributario por Cuidado de Niños o Dependientes. Los padres que contraten instructores de cápsulas o niñeras deben estar informados sobre las consecuencias tributarias y deben estar equipados para cumplir con todos los requisitos tributarios.

Para obtener más información, consulte la Publicación 926 del IRS, Guía de impuestos para empleadores domésticos y otras fuentes de información citadas en este blog.

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